JAKARTA, Arcus GPIB – Departemen Inforkom dan Litbang Majelis Sinode GPIB melaksanakan Bimbingan Teknis (Bimtek) berkaitan dengan pembuatan aplikasi e-archive, e-laporan dan aplikasi DataBase jemaat.
Paparan materi yang diikuti berbagai jemaat GPIB disampaikan dua Narasumber personel Dept. Inforkom dan Litbang, Susilo dan Jimmy Rumengan.
Ketua V MS GPIB Penatua Robynson L. Wekes saat menyampaikan sambutannya.
Ketua V MS GPIB Penatua Robynson L. Wekes pada pembukaan Bimtek yang yang digelar secara luring dan daring Sabtu 13/07/2024 dari Kantor Majelis Sinode mengatakan, pelaksanakan Bimtek merupakan hasil keputusan Persidangan Sinode Tahunan di Samarinda.
”Karena itu kepada seluruh jemaat boleh hadir baik secara luring di Kantor Majelis Sinode dan juga daring tiap-tiap jemaat,” harap Penatua Robynson.
Disampaikan, peserta bisa dari pendeta, Pelaksana Harian Majelis Jemaat (PHMJ), Komisi Inforkom dan Litbang di jemaat, dan Kepala Kantor.
Ketua Dept. Inforkom dan Litbang Pendeta Dewi Sintha Astadiyan menanggapi beberapa pertanyaan peserta bersama modarator Argopandoyo dan pemateri Jimmy Rumengan.
Melalui kegiatan ini, kata lelaki yang akrab disapa Robby ini, berharap memanfaatkan proses penggunaan aplikasi dalam peningkatan kinerja pelaporan di jemaat termasuk pelaporan dalam kegiatan-kegiatan yang bersifat sinodal.
Dalam kesempatan pembukaan Bimtek tersebut, Ketua Dept. Inforkom dan Litbang Pendeta Dewi Sintha Astadiyan mengatakan, pentingnya warga jemaat GPIB memahami aplikasi-aplikasi yang dibuat Dept Inforkom dan Litbang untuk memudahkan jemaat dalam hal pengarsipan data dengan cara-cara digital.
”Dengan penerapan aplikasi-aplikasi akan meminimalisir kekeliruan,” tutur Pendeta Dewi yang kini menyelesaikan Prodi Doktoral di STFT Jakarta. Aplikasi Data Base, katanya, untuk kelengkapan data warga jemaat yang pada gilirannya bermanfaat bagi profiling jemaat masing-masing.
Dari kiri, pemateri Jimmy Rumengan, Susilo, didampingi Pdt. Dewi Sintha Astadiyan dan Moderator Stephen Suwu.
Lanjut kata Pendeta Dewi, aplikasi e-laporan bermannfaat untuk mendata program kerja, mengukur keberhasilan program kerja, karena didalam aplikasi tersebut bisa mengingput PKA dan laporan pertanggungjawaban yang akan memudahkan proses beroraganisasi di GPIB dalam hal pelaporan-pelaporan yang setiap triwulan yang akan disampaikan dalam Sidang Majelis Jemaat
Sementara e-archive, Pendeta Dewi, bermanfaat untuk pengarsipan secara digital terhadap file-file yang ada di jemaat.
“Awalnya aplikasi ini disiapkan untuk lingkup Majelis Sinode tetapi melihat pentingnya kebutuhan penyimpanan data arsip file-file apapun di jemaat maka aplikasi e-laporan dan e-archive disampaikan kepada jemaat-jemaat,” imbuhnya.
Narasumber Susilo yang memaparkan aplikasi e-archive mengatakan, manfaat dari mengerti aplikasi e-archive akan membuat proses kerja menjadi efisiensi dan efektif. Pencarian dan pengambilan informasi lebih cepat. Mengurangi ketergantungan pada kertas dan ruang fisik, penghematan ruang penyimpanan dan biaya operasional.
Dari sisi keamanan, kata Dosen IT Universitas Kristen Indonesia (UKI) Jakarta ini akan memberikan perlindungan data melalui enkripsi dan otorisasi akses. Memudahankan dalam hal akses, Informasi dapat diakses dari mana saja. Arsip terhindar dari kerusakan fisik seperti jamur dan rayap.
E-archive adalah sistem pengarsipan berbasis elektronik yang menggantikan metode tradisional dalam mengelola dokumen dan informasi.
Arsip elektronik adalah informasi yang direkam dan disimpan dalam bentuk digital menggunakan teknologi komputer. Ini mencakup berbagai dokumen seperti tulisan, gambar, suara, rancangan, dan foto.
Disampaikan bahwa di era digital ini, pengelolaan arsi tradional dengan media kertas mulai ditinggalkan. Arsip elektronil hadir sebagi solusi untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas dan akuntabilitas dalam pengelolaan informasi.
Walau memberikan banyak kemudahan, Susilo juga memaparkan risiko dari pengelolaan data secara elektronik. Risiko itu adalah kebocoran data dan serangan siber. Dari aspek kompatibilitas, format arsip elektronik yang beragam dapat menyulitkan akses dan konversi.
Diuraikan bahwa ada beberapa jenis arsip yakni Arsip Digital, Arsip Elektronik dan Arsip Tradisional. Arsip Digital merupakan catatan yang dibuat atau disimpan dalam bentuk elektronik, baik analog maupun digital. Contoh: tugas kuliah yang langsung diketik di Microsoft Word.
Untuk Arsip Elektronik adalah Dokumen atau data fisik yang diubah ke dalam bentuk digital. Contoh: ijazah, akta, dan surat yang ditulis tangan dan ditandatangani, kemudian dipindai menjadi dokumen PDF menggunakan alat scanner.
Sedangkan Tradisional adalah arsip yang menggunakan kertas dan fisik, seperti dokumen yang disimpan dalam map atau rak berkas.
Narasumber Jimmy Rumengan yang memaparkan materi e-laporan mengatakan, didesain dengan sistem yang harus sesuai kebutuhan user akses untuk seluruh jemaat GPIB.
Dikatakan, hadirnya e-laporan atas masukan-masukan dari peserta Leaders Meeting dan Coaching Clinic yang diadakan oleh Departemen Inforkom dan Litbang, ternyata banyak jemaat menginginkan segera merealisasikan aplikasi e-lap utuk digunakan ditingkat jemaat.
Harapannya, kata Master di bidang IT ini, dari aplikasi tersebut, semua jemaat GPIB dapat menggunakan format yang sama dalam pembuatan laporan dan memudahkan jemaat dalam membuat laporan-laporan di jemaat.
Pelaporan secara efektif dan efisien dapat meminimalkan keterlambatan melaporkan kegiatan dan keuangan dan mampu memberikan informasi yang lebih cepat dan akurat. /fsp
