JAKARTA, Arcus – Bukan hal yang mudah melaksanakan event online Persidangan Sinode (PS) XXI di Surabaya yang berlangsung 26 – 31 Oktober 2021. Namun nyatanya, Gereja Protestan di Indonesia bagian Barat (GPIB) sukses menggelar perhelatan akbar itu ditengah pandemi dengan protokol kesehatan yang ketat.
Mempersiapkannya cukup pelik dan tertatih-tatih karena PS daring ini baru pertama kali dilakukan. Segalanya dipersiapkan dari mulai mendengarkan arahan dari tim ahli IT sampai pada pengenalan sistem yang digunakan dan dilanjutkan dengan sosialisasi berkali-kali kepada peserta sidang.
Bagaimana proses PS berlangsung kaitannya dengan penggunaan IT khususnya aplikasi yang dipakai, Frans S. Pong dari redaksi arcus mewancarai Ellya Helmud, M.Kom perancang aplikasi yang digunakan dalam PS XXI itu.
Frans S. Pong: Boleh tahu nama aplikasinya apa?
Ellya Helmud: Aplikasi sistem informasi pemiliihan E-Voting FMS dan BPPG PS GPIB XXI, didalamnya ada registrasi, presensi dan e-vote.
Frans S. Pong: Pakai tech IT untuk persidangan selain simple, hemat berapa persen dibanding on site?
Ellya Helmud: Ohhh, jauhhh Bung. Dari sisi biaya hampir 70% kita bisa hemat biaya, dari sisi waktu perhitungan suaranya hitungan detik, karena sebenarnya saat mereka sudah simpan data hasil votenya tiap-tiap peserta itu langsung diakumulasi.
Frans S. Pong: Sempat ada masalah di Cloud Hosting, kenapa tuh?
Ellya Helmud: Kemaren itu kan yang bermasalah karena mereka (peserta PS) masuk secara serentak 324 jemaat dimana kita masih pakai cloud hosting punya niaga hoster. Trafficnya terlalu padat, mungkin bisa jadi secara otomatis mereka mengurangi kapasitas traffic sehingga banyak yang terpental keluar. Setelah di pindah ke VPS di Batam itu nggak ada masalah aplikasinya.
Frans S. Pong: Jadi masalah bukan di aplikasi ya?
Ellya Helmud: Masalah kemarin bukan pada aplikasinya tapi lebih ke lalu lintas datanya di server. Seperti itu bung….
Frans S. Pong: Mantap. Nah, untuk PST Jakarta Timur, usul apa ne?
Ellya Helmud: Tinggal dikembangi aplikasi yang sudah ada, securitynya lebih diperketat, kalau mau aman gunakan VPS untuk hostingnya, dan yang penting lagi semua peserta persidangan harus serius bagaimana cara menggunakannya.
Frans S. Pong: Ok thanks brur. Sorry, tim IT Surabaya total berapa orang ya?
Ellya Helmud: Kalau untuk zoom saya lihat cukup banyak tapi kurang tahu berapa totalnya. Tapi kalau untuk membuat aplikasi Registrasi, Presensi dan E-voting 2 orang bung ditambah dengan 2 orang pendeta yang menjelaskan proses bisnisnya, 3 orang yang mengkonfigurasi server VPSnya ibu Sylvi dan 2 orang lagi teknisinya, ditambah 1 operator yang menginformasikan ke pesertanya. ***
